Sage Automatisation Comptable V2 : les nouveautés à connaître

Sortie fin 2024, la version 2 de Sage Automatisation Comptable (ACS) marque une avancée significative pour les entreprises souhaitant digitaliser et structurer leur gestion comptable et leurs processus d’achats. Cette mise à jour introduit différentes améliorations au fonctionnel existant et une nouvelle ergonomie plus adaptée à l’utilisateur. Cette nouvelle version a été pensée pour améliorer l'ensemble du cycle de traitement des factures et des achats, de la demande d'engagement jusqu'à l'archivage et le paiement.

Dans cet article, nous vous présentons les principales évolutions de la V2 de Sage ACS et les bénéfices concrets pour votre organisation.

Les nouvelles fonctionnalités de Sage ACS V2

La nouvelle ergonomie de Sage automatisation comptable a été conçue pour améliorer les besoins de l’utilisateur. Le passage du site V1 en V2 n’est pas obligatoire et n’est pas irréversible. Il sera possible de rebasculer à tout moment sur l’ancienne version.

C'est comme passer d'une gestion comptable où chaque document est une pièce d'un puzzle que l'on doit assembler manuellement, à un système où les pièces s'emboîtent automatiquement, révélant une image claire en temps réel de votre situation financière.

On retrouvera comme nouveauté :

• La saisie comptable multi-collectif : Enrichissement de l’imputation comptable de vos factures avec la saisie multi-collectif et multi-échéance. Cette nouvelle fonction permettra de régler vos factures en plusieurs fois avec des modes de règlements différents.
• Le rapprochement en Gestion Commerciale : Nouvelles possibilités de rapprochement entre vos factures et les documents issus de Sage 100 Gestion Commerciale. Cette nouvelle fonction propose de traiter une facture réceptionnée dans ACS et de l’associer à un ou plusieurs d’achat précédemment créés dans la Gestion Commerciale Sage 100. Le rapprochement s’effectue par le pointage des lignes d’articles issues des documents de Sage 100 Gestion Commerciale et correspondant à la facture réceptionnée.
• Le workflow dynamique : Permet de maximiser l’efficacité de vos processus en paramétrant des scénarios de validation de factures encore plus sophistiqués. Cette nouvelle approche de paramétrage du circuit de validation de vos factures ne remplace pas automatiquement le circuit de validation déjà mis en place dans les catégories de documents. Il peut être activé sur le site de l’utilisateur s’il souhaite en bénéficier. Ce dernier devra alors paramétrer de nouveaux éléments qu’il pourra ensuite appliquer sur une catégorie de documents et qui viendra remplacer le circuit de validation initial.
• La création automatique de factures d’achat : Génération automatique de vos factures d’achat dans Sage 100 Gestion Commerciale à partir d’une facture réceptionnée dans ACS. Initialement, Sage Automatisation Comptable propose d’effectuer un rapprochement entre les factures reçues dans ACS et les documents existants dans Sage 100 Gestion Commerciale. La version 2 d’ACS propose maintenant de créer automatiquement une facture dans la Gestion Commerciale à partir de la facture reçue sur le site. Il sera nécessaire en amont de paramétrer une catégorie de document en rapprochement Gescom S100

Amélioration de l’option Demande d’achat déjà existante en version 1 : anticiper les dépenses avec un processus de demande structuré

Avec cette fonctionnalité, les entreprises peuvent formaliser les demandes d’achats avant même la commande, et les faire valider par un workflow adapté. L’objectif est double : anticiper les dépenses et mieux maîtriser les budgets.

• Pilotage par budget : Chaque demande peut être rattachée à un budget prédéfini, que ce soit dans ACS ou dans les sections analytiques de Sage 100. L’état du budget (prévisionnel, engagé, réalisé) est mis à jour en temps réel, offrant une visibilité continue aux décideurs concernés. Cette approche permet de prévenir les dépassements, de maîtriser les engagements et de prendre des décisions en toute connaissance de cause.
• Personnalisation du processus : Le processus de demande est entièrement personnalisable : un modèle par défaut est disponible, mais il peut être adapté aux spécificités de chaque organisation. Des valideurs peuvent être définis par seuils, permettant de responsabiliser les acteurs à chaque étape et de gagner du temps dans la validation. Résultat : un circuit de validation clair, cohérent et adapté aux enjeux métiers.
• Intégration avec Sage 100 : Une fois validée, la demande peut automatiquement générer une commande dans Sage 100 Gestion Commerciale, avec une synchronisation bidirectionnelle. Lors de la réception des marchandises, la facture fournisseur peut être directement rapprochée du bon de réception, simplifiant la transformation en facture comptable. Il est aussi possible de créer un nouveau fournisseur dans Sage 100, sans ressaisie.

Entièrement hébergée par Sage, cette option ne nécessite aucune infrastructure technique supplémentaire. Elle est disponible via Sage ACS Premium, elle assure un déploiement rapide et sécurisé.

Nouvelle option disponible depuis juin 2025 : Introduction à la GED

La Gestion Électronique des Documents via ACS V2 permet de déposer vos documents dans un espace Cloud et d’ajouter la gestion de data ainsi que la mise en place de workflows de validation.

Via cette nouvelle GED AKAO, vous allez maintenant pouvoir déposer et partager vos documents clients et salariés. Mais au-delà d’un simple stockage, la GED permet également de gérer les données liées aux documents stockés, ainsi qu’un circuit de validation. Un type permet également de paramétrer un workflow de validation des documents.

La collecte des document pourra se faire via le paramétrage d’un courriel par type de document.

Rappel des options déjà disponibles en version Standard et Premium d’ACS V1 : ECM Achats & Collecte factures fournisseurs

Option ECM Achats : organiser et centraliser vos documents

L’option ECM (Enterprise Content Management) Achats de Sage ACS V2 simplifie la gestion des flux d’informations liés aux achats en organisant automatiquement les documents générés par Sage 100 Gestion Commerciale.

• ‍Arborescence : Les documents d’achats (bons de commande, réceptions, factures) sont classés automatiquement selon une arborescence personnalisable. Disponible via un simple navigateur, cette arborescence peut être adaptée à l’organisation interne, aux typologies de documents ou aux services utilisateurs. Chaque collaborateur retrouve facilement l’information qu’il cherche, sans perte de temps.‍
• Stockage : L’option inclut 5 Go de stockage Cloud, extensibles en fonction des besoins. Les documents sont stockés dans un espace sécurisé, garantissant leur pérennité et leur accessibilité, même à distance.
• Droits d’accès : Les droits utilisateurs définis en amont dans ACS sont automatiquement appliqués à l’espace ECM. Chaque collaborateur ne peut accéder qu’aux documents qui le concernent, assurant ainsi la confidentialité des informations et la conformité avec les politiques internes de sécurité.

Cette option s’inscrit dans une logique de GED (Gestion Électronique des Documents), remplaçant les classeurs papier par un archivage numérique accessible et sécurisé.

Option Collecte factures fournisseurs : automatiser la réception des pièces

Destinée à éliminer les oublis et les tâches manuelles, l’option Collecte factures fournisseurs de Sage ACS V2 permet de récupérer automatiquement les factures sur les portails de fournisseurs.

• Collecte omnicanale : jusqu’à 50 fournisseurs compatibles peuvent être connectés pour que leurs factures soient intégrées dans Sage ACS sans intervention humaine. Une liste actualisée des fournisseurs compatibles est fournie, couvrant de nombreux prestataires, services publics et opérateurs.
• Digitalisation des flux : Une fois collectées, les factures sont archivées de manière sécurisée et classées dans ACS, prêtes à être traitées. Ce fonctionnement garantit la traçabilité de chaque document, améliore le respect des délais et facilite les contrôles en cas d’audit ou de litige.
• Solution Cloud clé en main : hébergement pris en charge par l’éditeur, sans infrastructure supplémentaire à maintenir.

Cette option est hébergée directement par l’éditeur, sans nécessité d’installation ou de maintenance locale. Elle s’intègre aussi bien aux environnements Sage ACS Standard que Premium, ce qui en fait une solution accessible à un large panel d’entreprises.

Une démarche alignée avec la facture électronique

Ces nouvelles options s’intègrent dans le contexte réglementaire de la généralisation de la facture électronique.

Bien que l’inscription à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ne soit pas directement incluse dans la V2, les évolutions d’ACS facilitent la transition en structurant les données, en digitalisant les flux et en assurant une conformité des formats. En effet, Sage ACS favorise la réception et l’archivage de factures dans des formats conformes aux futures exigences réglementaires imposées (Factur-X, XML…).

ACS V2 assure l’interopérabilité avec les plateformes publiques ou privées de dématérialisation qui structureront bientôt les échanges B2B.

Une nouvelle option sera disponible pour septembre-octobre 2025 et qui permettra aux entreprises disposant d’un spécifique de facturation non conforme à la facture électronique de déposer les factures PDF via Sage Automatisation Comptable pour conversion et transmission sur la PDP Sage. Nous vous en dirons plus lors de notre Webinar du 23 septembre 2025 sur la thématique ACS et SDCC.

Comment exploiter le plein potentiel d’ACS V2 ?

La version 2 de Sage Automatisation Comptable apporte des fonctionnalités puissantes pour structurer les demandes d’achats, gérer les documents et automatiser la collecte des factures. Ces options répondent aux besoins des TPE et PME en quête de rigueur, de traçabilité et d’efficacité.

Chez A2F Conseils, nous vous accompagnons dans l’intégration de ces nouveautés, en tenant compte de vos pratiques, de votre environnement Sage et de vos objectifs de performance. Notre expertise sur Sage 100 et ACS vous garantit une mise en œuvre rapide, sur mesure et pérenne.

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