La dématérialisation des bulletins de paie

Est-ce que vous savez que vous pouvez recourir au bulletins de salaires dématérialisés pour la gestion de vos paies ? Cette solution vous permet de réduire vos coûts et de gagner en temps et productivité. La solution Sage Dématérialisation répond à tous ces avantages.

3/10/2023

Tout savoir sur la fiche de paie dématérialisée

Depuis le 1er janvier 2017, date de l’entrée en vigueur de la « loi Travail », les entreprises ont la possibilité de recourir au bulletin de salaire dématérialisé pour la gestion de la paie.  
Mais cette nouvelle modalité de la loi Travail peine encore à faire l’unanimité : la version papier reste encore très utilisée, le bulletin de paie « papier » demeure le justificatif que privilégient les entreprises. Pourtant, dans un contexte de compétitivité accrue, toutes les solutions sont bonnes à prendre pour accélérer les processus internes et gagner du temps.

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?

Le bulletin de paie dématérialisé, aussi appelé bulletin de paie électronique (BPE) est la version numérique du bulletin de paie “papier”.

Tout comme le bulletin de salaire papier, la version électronique est un document légal. Depuis le 13 mai 2009, le Code du Travail donne la même valeur juridique au bulletin de paie papier et dématérialisé

Dématérialisation des bulletins de paie : ce que dit la loi 

Le bulletin de paie peut être délivré au format papier ou en version numérique. À ce jour, il n’est pas obligatoire de dématérialiser vos bulletins de paie. Cependant, la loi française évolue dans le sens de la simplification de la gestion de la paye. Comme l’indique le site gouvernement.fr : « La simplification du bulletin de paie répond à deux préoccupations claires : le rendre compréhensible à chaque salarié et faciliter la vie de l’entreprise ».
La dématérialisation des documents est ainsi encouragée pour simplifier toujours plus la gestion administrative de l’entreprise. La volonté du législateur est de faire du bulletin de paie numérique la norme et de se substituer à sa version papier, comme c’est le cas dans de nombreux autres pays européens.

Les obligations légales à respecter pour dématérialiser les bulletins de paie

Si vous optez pour la dématérialisation du bulletin de paie, vous devez informer vos salariés dans un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique ou au moment de l’embauche. Leur accord n’est pas un prérequis mais ils peuvent s’y opposer.  

Le décret fixe également la durée pendant laquelle vous devez garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé : L’accès aux documents doit être garanti pour au moins 50 ans ou jusqu'à ce que l’employé ait 75 ans

En France, les données personnelles des salariés sont régies par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En effet, l’envoi des bulletins de paie par mail n’est pas autorisé par le RGPD. Le bulletin de paie doit être ainsi disponible sur un site sécurisé ou un coffre-fort à n’importe quel moment qui permet, de tracer, d’horodater et de décrire le cheminement du bulletin afin de créer une piste d’audit fiable.

Les avantages à passer au bulletin de paie dématérialisé

Le bulletin de paie dématérialisé permet avant tout une réduction des coûts de gestion. En effets, les coûts de gestion des bulletins de paie au format papier sont élevés... Mettre en place le bulletin de paie électronique c’est supprimer le papier, l’impression, la mise sous pli, l’envoi postal et l’archivage. De plus, vous réduisez votre empreinte environnementale !

Mais aussi un gain de temps et de productivité : diminution des tâches administratives et chronophages. Les bulletins de salaire sont dorénavant déposés et archivés dans un espace individuel et sécurisé. Aucun risque de perte ou d’accès de la part d’un autre salarié.

La mise en place du bulletin de paie électronique contribue à communiquer une image moderne, performante, dynamique et responsable de l’entreprise auprès de ses salariés et talents potentiels.